为保证普查工作顺利进行，余姚市文保所做了大量前期准备工作。2012年4月，该所向浙江省古籍保护中心申报《余姚市文物保护管理所古籍普查》项目，组建普查队伍，制定《馆藏古籍普查实施方案》，进一步细化步骤目标。同时，自筹部分经费，添置专业设备，如古籍翻拍台、色卡标尺、相机等专业工具及参考工具书。

　　2012年10月上旬，余姚市文保所积极提出申报“浙江省古籍重点保护单位”，为预期的数字化应用提供更为扎实的系统化基础。同年10月26日，由浙江省古籍保护中心成立考察组，对余姚市文保所古籍库实地考察，得到了申报与评选资格的确定认可。

　　2013年，余姚市文保所当年即完成8050册古籍普查登记。在普查过程中，及时发现提升空间，改进工作方法，比如普查小组探索出采取信息著录与书影拍摄、标签制作流水操作法，提高工作效率。同年11月，该所利用丰富的馆藏资源和阶段性的普查成果，与余姚市历史文化名城研究会合作举办“姚江家谱展”，社会反响良好。一时间，咨询和捐赠家谱的热心市民络绎不绝。就在这一年，《黄梨洲先生宋元学案元孙?圭校补稿》《（乾隆）余姚志》《书瘾楼文稿》等12部古籍入选第一批《浙江省珍贵古籍名录》。紧接着，馆藏《黄梨洲先生年谱稿》《月峰先生居业次编》等22部古籍申报第二批《浙江省珍贵古籍名录》。

　　此刻，那些在处理过程中的数字化古籍，亟待有一个清爽而雅致的专门去处。文物保护部门最初的意念更为强烈和明确了——不如建立一个网上的“梨洲文献馆”，不仅用于保存与维护数字化古籍，而且还不设任何限制地面向公众开放，免费阅读，充分体现公益价值与社会意义。

　　“这样一来，我们所做的就更具有历史感和时代感了。”余姚市文保所有关负责人称：“如果仅仅只是保护，而未予利用，相当于一座未被开采的矿山，其矿物质成分如何，得不到时间检验与民众鉴定，谁能肯定地说那是财富呢？”

　　2015年10月，辛勤的耕耘迎来了收获季节。余姚市文保所提前完成古籍普查采集和一审工作，向全国古籍普查平台上传数据2496条，共普查古籍3120部、34009册。而这些数据已全部通过本级一审，其中780条数据已通过省古籍保护中心二审。这意味着余姚市文保所主持开展的古籍普查以圆满的姿态谢幕。

　　经过普查，基本掌握古籍收藏数量、保存状况及地方文献收藏等基本内容，对馆藏古籍的基本信息即古籍数据标识号、书名、卷数、著者、版本、分类、定级、书影、破损情况及古籍库房环境和管理状况等，进行逐项登记，进一步完善《余姚市文物保护管理所馆藏古籍目录》，为每一部古籍制作了独一无二的“身份证”。